Microsoft Excel เป็นโปรแกรมในกลุ่ม Microsoft 365 ที่ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง (Table) โดยมีความสามารถในการคำนวณ และสร้างกราฟ (Chart) จากข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

ก่อนที่เราจะเริ่มใช้งาน Excel มาทำความรู้จัก ส่วนประกอบของหน้าจอ, Ribbon และ Workbook ซึ่งเป็นสิ่งที่เราต้องใช้งานอยู่บ่อย ๆ กันก่อน

จากรูปหน้าจอของ Excel เราจะใช้ตัวอักษร A–J เพื่ออธิบายแต่ละส่วนประกอบ ดังนี้

A) Quick Access Toolbar (แถบเครื่องมือด่วน) :
ปุ่มคำสั่งที่ใช้บ่อย เช่น Save, Undo, Redo และสามารถเพิ่มคำสั่งอื่น ๆ เข้าไปได้ เพื่อช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น

B) Title Bar (แถบชื่อเรื่อง) :
แสดงชื่อไฟล์ (File) ที่กำลังใช้งานอยู่ เช่นในตัวอย่างชื่อ Book1

C) Ribbon :
แถบเครื่องมือที่รวบรวมคำสั่งต่าง ๆ ของ Excel โดยคำสั่งจะถูกจัดเป็นกลุ่มตามแท็บ (Tab) ซึ่งแท็บหลักที่ใช้งานบ่อย มีดังนี้

• Home (หน้าแรก): คำสั่งพื้นฐาน เช่น Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells และ Editing
• Insert (แทรก): ใช้แทรกตาราง รูปภาพ แผนภูมิ (Chart), Sparklines, Links, Text และ Symbols
• Page Layout (เค้าโครงหน้ากระดาษ): ตั้งค่าหน้ากระดาษ Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options และ Arrange
• Formulas (สูตร): ใช้สร้างและตรวจสอบสูตร เช่น Function Library, Defined Names, Formula Auditing และ Calculation
• Data (ข้อมูล): จัดการข้อมูล เช่น Get & Transform, Sort & Filter, Data Tools และ Forecast
• Review (รีวิว): ตรวจสอบเอกสาร เช่น Proofing, Language, Comments และการป้องกันไฟล์
• View (มุมมอง): ปรับมุมมอง เช่น Zoom, Workbook Views และการจัดการหน้าต่าง

D) Name Box (กล่องชื่อ) :
แสดงตำแหน่งของเซลล์ หรือชื่อช่วงข้อมูล (Range) ที่กำลังเลือกใช้งาน

E) Formula Bar (แถบสูตร) :
ใช้แสดงและแก้ไขข้อมูลใน Cell รวมถึงใช้สำหรับป้อนสูตร (Formula)

F) Cell (เซลล์) :
ช่องตารางสำหรับกรอกข้อมูล เช่น ตัวเลข ข้อความ หรือสูตร

G) Sheet Tab (แท็บแผ่นงาน) :
แสดงชื่อของแต่ละ Worksheet และใช้สลับระหว่างแต่ละ Sheet

H) Worksheet Area (พื้นที่แผ่นงาน) :
พื้นที่หลักสำหรับป้อนข้อมูล และทำงานใน Excel

I) Horizontal Scroll Bar :
ใช้เลื่อนหน้าจอไปทางซ้ายหรือขวา

J) Vertical Scroll Bar :
ใช้เลื่อนหน้าจอขึ้นหรือลง

เมื่อเราเข้าใจส่วนประกอบของหน้าจอแล้ว ต่อไปมาดูว่า Excel จัดเก็บข้อมูลอย่างไร

ข้อมูลใน Excel จะถูกจัดเก็บเป็นไฟล์ที่เรียกว่า Workbook (สมุดงาน)
โดยภายใน Workbook จะประกอบด้วยหลายแผ่นงานที่เรียกว่า Worksheet (แผ่นงาน)

จากตัวอย่าง ไฟล์ Workbook หนึ่งไฟล์ อาจมีหลาย Worksheet เช่น Sheet1, Sheet2 และ Sheet3 ซึ่งใช้แยกเก็บข้อมูลคนละประเภท

🔹 ตัวอย่างการใช้งานจริง

เราสามารถแยกข้อมูลเป็นหมวดหมู่ในแต่ละ Worksheet ได้ เช่น

• Sheet1: ข้อมูลลูกค้า
• Sheet2: ข้อมูลสินค้า
• Sheet3: ข้อมูลการขาย

โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอยู่ใน Workbook เดียวกัน

⚠️ ข้อแนะนำในการใช้งาน

ไม่ควรเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ใน Workbook เดียวกัน แม้จะแยกเป็นหลาย Worksheet แล้วก็ตาม
เพราะหากไฟล์มีขนาดใหญ่มาก อาจทำให้:

• ใช้หน่วยความจำ (Memory) มากขึ้น
• Excel ทำงานช้าลง

ดังนั้น ควรแยกข้อมูลออกเป็นหลาย Workbook โดยเฉพาะข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

Excel ถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่าย โดยมีส่วนประกอบของหน้าจอที่ชัดเจน และมีโครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระบบ

เมื่อเราเข้าใจทั้ง หน้าจอ, Ribbon และ Workbook แล้ว จะช่วยให้สามารถเรียนรู้ Excel ในขั้นต่อไปได้ง่ายขึ้นมาก

ในตอนถัดไป เราจะมาลอง สร้าง Workbook ใหม่ และเริ่มต้นใช้งาน Excel ไปด้วยกัน